TAHAPAN DALAM PELAPORAN PEKERJAAN KONSTRUKSI

 TAHAPAN DALAM PELAPORAN PEKERJAAN KONSTRUKSI

Dalam pekerjaan konstruksi, salah satu hal yang penting namun sering diabaikan adalah pelaporan pekerjaan. Pelaporan pekerjaan merupakan bagian dari administrasi pekerjaan konstruksi yang meliputi pelaporan pekerjaan saat pekerjaan sebelum dimulai, selama pekerjaan berlangsung, dan laporan akhir dari suatu pekerjaan. 

Seringkali penyedia jasa, baik konsultan maupun kontraktor tidak memahami alur atau tahapan yang harus dilakukan untuk melengkapi laporan-laporan pekerjaan konstruksi, bahkan ada penyedia yang masih belum tahu apa saja laporan yang harus disediakan yang sebenarnya wajib untuk diserahkan kepada owner/pemilik pekerjaan. Maka pada artikel kali ini, kita akan membahas tahapan atau alur yang benar dalam membuat laporan-laporan pekerjaan kontruksi.

Pihak - pihak yang terlibat dalam suatu pekerjaan konstruksi yaitu diantaranya : 

• Perencana (Konsultan Perencana)
• Pelaksana (Kontraktor)
• Pengawas (Konsultan Pengawas)
• Direksi Lapangan/Konsultan MK

Tahapan awal sebelum suatu pekerjaan konstruksi dimulai adalah melakukan Pre Construction Meeting (PCM) atau Pra Pelaksanaan Pekerjaan. Dalam rapat ini setiap unsur yang terlibat dalam pekerjaan konstruksi akan mengikuti rapat ini untuk membahas hal-hal penting yang akan dikerjakan atau dilakukan selama pekerjaan sampai selesainya pekerjaan. 

Dalam proses jalannya pekerjaan konstruksi, maka para pihak yang terlibat siap untuk menjalankan tugas pokok dan fungsinya masing-masing dengan penuh rasa tanggung jawab. Berikut ini adalah Diagram alir laporan pelaksanaan yang perlu diikuti oleh setiap pihak. 

 

Gambar 1. Diagram Alir Laporan Pelaksanaan 

Dalam gambar diatas, menjelaskan bahwa setidaknya ada 4 (empat) unsur yang akan terlibat dalam suatu pekerjaan konstruksi khususnya dalam menangani administrasi pelaporan selama pekerjaan sampai dengan selesai pekerjaan. Pihak yang terlibat diantaranya yaitu : 

• Penyedia Dalam hal ini adalah Kontraktor
• Pengawas Pekerjaan dalam hal ini adalah Direksi Teknis/Konsultan Pengawas
• Pengendali Pekerjaan dalam hal ini adalah Direksi Lapangan/Konsultan MK
• PPK Atau Pejabat Pembuat Komitmen

LANGKAH 1 : 

Penyedia harus memberikan laporan berupa laporan harian, laporan mingguan, dan laporan bulanan kepada Pengendali Pekerjaan dan kemudian laporan tersebut akan diteruskan dari Pengendali Pekerjaan kepada Pengawas Pekerjaan untuk diperiksa/diverifikasi. 

LANGKAH 2 : 

Apabila menurut pengawas pekerjaan laporan tersebut belum benar maka pengawas pekerjaan mempunyai kewenangan untuk menolak laporan tersebut dan meminta kepada penyedia untuk melakukan revisi laporan dan kemudian diajukan kembali kepada Pengendali Pekerjaan. Apabila laporan yang diberikan penyedia kepada pengawas pekerjaan sudah benar setelah dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu, maka laporan tersebut dapat diteruskan kepada Pengendali Pekerjaan untuk disetujui.

LANGKAH 3 :

Pengendali Pekerjaan akan melakukan pemeriksaan sebelum menyetujui laporan-laporan yang diberikan. Apabila menurut Pengendali pekerjaan laporan tersebut belum benar, maka Pengendali Pekerjaan dapat mengembalikan laporan tersebut kepada penyedia untuk direvisi. Namun apabila laporan tersebut sudah benar, maka Pengendali Pekerjaan dapat menyetujui laporan itu dan memberikan salinan laporan kepada penyedia, pengawas pekerjaan, dan meneruskan laporan tersebut untuk diketahui oleh PPK. 

LANGKAH 4 : 

PPK menerima juga salinan laporan-laporan tersebut untuk diketahui dan dapat memberikan laporan yang telah di tandatangani oleh PPK untuk diberikan salinannya kepada Pengendali Pekerjaan. 

Gambar 2. Alir Laporan Pengawasan terhadap Hasil Pekerjaan Konstruksi

Khususnya pada bagian ini lebih banyak dibahas tentang laporan yang menjadi tanggung jawab dari Pengawas Pekerjaan. Penyedia memberikan laporan sebagai acuan kepada Pengawas Pekerjaan. 

LANGKAH 1 : 

Pengawas Pekerjaan dalam hal ini adalah Konsultan Pengawas wajib membuat laporan progres pekerjaan berupa, laporan mingguan, laporan bulanan, laporan khusus, dan laporan akhir. Laporan ini kemudian diserahkan kepada Pengendali Pekerjaan untuk disetujui.

LANGKAH 2 : 

Apabila laporan tersebut belum benar, maka Pengendali Pekerjaan dapat mengembalikan laporan tersebut agar dapat direvisi terlebih dahulu dan diajukan kembali. Jika Laporan tersebut sudah benar, maka Pengendali Pekerjaan memberikan persetujuan dan menandatangani laporan tersebut dan diberikan kembali kepada Pengawas Pekerjaan dan diberikan juga salinan kepada PPK untuk diketahui. 

Gambar 3. Laporan Pelaksanaan Pengawasan

Khususnya pada bagian ini lebih banyak dibahas tentang laporan yang menjadi tanggung jawab dari Pengawas Pekerjaan atau konsultan pengawas. 

LANGKAH 1 : 

Pengawas Pekerjaan membuat Laporan berkala, Laporan Bulanan, Laporan Khusus, dan Laporan Akhir kemudian diserahkan kepada Pengendali Pekerjaan dan PPK. 

Gambar 4. Laporan Kepala Satker/PPK ke atasan Langsung

Khususnya pada bagian ini lebih banyak dibahas tentang laporan yang menjadi tanggung jawab dari Pengendali Pekerjaan yaitu Direksi Lapangan/Konsultan MK. 

LANGKAH 1 : 
Kontraktor dan Pengawas Pekerjaan Memberikan laporan Pelaksanaan dan Laporan Pengawasan kepada Pengendali Pekerjaan sebagai Acuan. Kemudian Pengendali Pekerjaan membuat laporan pengendalian untuk diserahkan kepada KASATKER/PPK untuk diperiksa. Apabila laporan tersebut belum benar, maka PPK dapat mengembalikan laporan itu kepada Pengendali Pekerjaan untuk direvisi dan diserahkan kembali. Namun apabila laporan tersebut sudah benar, maka PPK langsung dapat meneruskan laporan tersebut kepada Atasan misalnya ada PA/KPA untuk diperiksa. 

LANGKAH 2 : 

Apabila Atasan Langsung melihat bahwa laporannya belum benar, laporan tersebut dapat dikembalikan kepada Pengendali Pekerjaan untuk kemudian direvisi kembali dan melalui proses pada langkah ke 1. Namun apabila laporan tersebut sudah benar, maka laporan tersebut kemudian disimpan sebagai arsip oleh Atasan Langsung. Laporan yang disimpan haruslah laporan asli yang merupakan tanda tangan basah dari setiap pihak. 

Gambar 5. Matrik Pelaporan Dalam Rangka Penjaminan Dan Pengendalian Pekerjaan Konstuksi

Pada matrik diatas kita bisa melihat dengan jelas tugas pokok dan fungsi dari setiap pihak yang terlibat dalam suatu pekerjaan konstuksi khususnya dalam menyiapkan laporan-laporan agar administrasi menjadi lebih baik dan menjamin keamanan dan kenyamanan setiap pihak. Sekian dan Terimakasih !!