Apa Itu PROVISIONAL HAND OVER (PHO) Pada Proyek Konstruksi?

(sumber : pengadaanbarang.co.id)

Provisional Hand Over (PHO) adalah tahap kritis dalam proyek konstruksi yang menandai serah terima sementara dari kontraktor kepada pemilik proyek. Meski terdengar sederhana, banyak bisnis konstruksi menghadapi tantangan signifikan dalam proses ini. Dalam dunia konstruksi yang kompleks, kegagalan memahami dan mengelola PHO dapat menyebabkan masalah besar, termasuk penundaan proyek dan biaya tambahan. Tanpa pemahaman yang baik tentang proses PHO, bisnis berisiko mengalami friksi dan penundaan yang merugikan.

Salah satu tantangan utama dalam PHO adalah kurangnya koordinasi dan komunikasi antara kontraktor, insinyur, dan pemilik proyek. Selain itu, dokumentasi yang tidak lengkap atau tidak akurat sering kali menjadi sumber kebingungan dan perselisihan mengenai status penyelesaian pekerjaan. Masalah ini tidak hanya memperlambat proses serah terima tetapi juga dapat menambah biaya proyek dan memperpanjang durasi penyelesaiannya.
Untuk mengatasi tantangan-tantangan ini, pendekatan terstruktur dan pemanfaatan teknologi merupakan solusi yang efektif. Penggunaan software konstruksi dapat membantu mengelola dokumentasi, komunikasi, dan pelacakan progres proyek secara lebih efisien.

Dengan alat ini, semua dokumen terkait PHO dapat diakses dengan mudah, dan komunikasi antara pihak-pihak yang terlibat dapat berlangsung lebih lancar dan transparan. Selain itu, proses inspeksi dan verifikasi dapat dilakukan secara digital, meminimalkan kesalahan, dan memastikan bahwa semua aspek proyek telah sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan. 

Definisi dan Konsep Provisional Hand Over (PHO)

Provisional Hand Over (PHO) adalah bagian penting dalam manajemen proyek konstruksi yang berperan sebagai serah terima sementara pekerjaan dari penyedia jasa kepada direksi pekerjaan.
Tahap ini dilaksanakan setelah pekerjaan mencapai sekitar 95-99% penyelesaian utama. PHO dalam proyek konstruksi sangat krusial untuk memastikan setiap aspek dari pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan standar kualitas yang diinginkan.

Pengertian Provisional Hand Over (PHO)

Apa itu PHO? PHO adalah kegiatan serah terima pekerjaan yang melibatkan pemeriksaan mendetail, penentuan cacat, serta penandatanganan Berita Acara Serah Terima Sementara Pekerjaan. Pemeriksaan ini dilakukan oleh Panitia Penilai Hasil Pekerjaan khususnya pada sektor swasta dan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dalam proyek pemerintah. Ini juga termasuk dalam masa pemeliharaan untuk memperbaiki cacat yang terdeteksi.

Tujuan Provisional Hand Over dalam Proyek

Tujuan utama PHO adalah memastikan bahwa kualitas pekerjaan memenuhi standar sebelum dilakukan Final Hand Over (FHO). Selain itu, PHO memungkinkan pemilik proyek untuk memverifikasi kesesuaian dengan dokumen perencanaan dan memastikan bahwa hasil pekerjaan dapat berfungsi sesuai dengan tujuan proyek sebelum diterima secara resmi. Ini penting untuk menyusun contoh handover list pekerjaan yang terstruktur dan memastikan semua aspek pekerjaan telah diperiksa dengan teliti.
Dengan melakukan PHO, kontraktor juga dapat mengidentifikasi dan memperbaiki cacat yang ada dalam masa pemeliharaan, sehingga proyek dapat beroperasi dengan optimal. 

Tahapan Provisional Hand Over (PHO) dalam Proyek Konstruksi

Dalam pelaksanaan proyek konstruksi, serah terima pekerjaan konstruksi yang baik sangat bergantung pada tahapan PHO yang sistematis. Tahapan ini memastikan bahwa semua aspek teknis, administratif, dan dokumentasi telah terpenuhi sebelum proyek diserahkan secara resmi.

1. Persiapan dan Pemeriksaan Awal
Tahapan pertama dalam proses serah terima pekerjaan konstruksi dimulai dengan persiapan dan pemeriksaan awal. Pra-PHO dilakukan untuk melakukan pengecekan awal terhadap progres fisik pekerjaan, memastikan pemenuhan dokumen perencanaan teknis seperti gambar kerja, spesifikasi teknis, dan besaran biaya.

2. Proses Inspeksi dan Verifikasi

Tahap selanjutnya adalah proses inspeksi dan verifikasi di lapangan. Pada fase ini, inspeksi teknis dan administratif dilakukan oleh tim yang terdiri dari kontraktor pelaksana dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Proses ini bertujuan memastikan kualitas dan kuantitas pekerjaan sesuai dengan kontrak

3. Penyusunan Laporan dan Dokumentasi
Setelah proses inspeksi dan verifikasi, langkah berikutnya adalah penyusunan dokumentasi PHO. Penyusunan laporan dan berita acara serah terima pekerjaan konstruksi penting untuk memformalkan hasil dari tahapan PHO yang telah dilakukan.
Dengan melalui setiap tahap secara terstruktur, dari persiapan dan pemeriksaan awal hingga penyusunan dokumentasi PHO, harapannya adalah serah terima pekerjaan konstruksi dapat berjalan lancar dan transparan, demi memastikan kualitas dan keandalan hasil akhir proyek konstruksi.

Peran dan Tanggung Jawab dalam Provisional Hand Over

Proses Provisional Hand Over (PHO) merupakan momen penting dalam proyek konstruksi, di mana tanggung jawab utama dari setiap pihak yang terlibat menjadi krusial untuk keberhasilan serah terima ini.

1. Peran Kontraktor dalam PHO
Peran kontraktor sangat vital dalam PHO. Kontraktor wajib menjamin bahwa hasil pekerjaan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan hingga berakhirnya masa pemeliharaan. Pada tahap ini, proyek biasanya mencapai sekitar 95-99% dari keseluruhan pekerjaan, menandakan hampir selesainya pekerjaan utama.
Kontraktor juga bertanggung jawab untuk memperbaiki setiap kekurangan yang ditemukan selama masa pemeliharaan sebelum serah terima penuh dilakukan. Proses pembuatan daftar punch list penting dilakukan untuk mencatat item-item yang perlu diperbaiki atau diselesaikan sebelum serah terima definitif.

2. Peran Pemilik Proyek dalam PHO
Peran pemilik proyek, melalui Panitia PHO, adalah memastikan kelayakan dan kepatuhan hasil pekerjaan terhadap kontrak. Pemilik proyek (Pejabat Pembuat Komitmen/PPK) harus aktif dalam memeriksa dan memverifikasi kualitas serta kuantitas pekerjaan yang telah dilakukan.
Pengembalian uang muka untuk mobilisasi peralatan atau tenaga kerja yang paling tinggi sebesar 30% dari Harga Pekerjaan Konstruksi harus diperhitungkan secara proporsional dalam setiap pembayaran prestasi pekerjaan dan paling lambat harus lunas saat pekerjaan mencapai 100%.

Kolaborasi antara Tim Proyek

Kolaborasi tim proyek yang efektif adalah kunci keberhasilan PHO. Semua pihak yang terlibat, termasuk konsultan pengawas, perencana, dan tim pelaksana (kontraktor), harus bekerja sama secara harmonis untuk memastikan semua standar kualitas dan kuantitas pekerjaan dipenuhi sesuai kontrak.
Setiap hambatan teknis dan administratif harus diatasi dengan komunikasi yang baik dan koordinasi yang tepat. Hal ini termasuk pemantauan progres secara berkala dan penyesuaian yang diperlukan untuk menghindari keterlambatan, terutama karena kontrak dinyatakan kritis jika realisasi fisik pelaksanaan terlambat lebih besar dari 10% dari rencana.

Manfaat Provisional Hand Over (PHO) dalam Konstruksi

Provisional Hand Over (PHO) memiliki berbagai manfaat penting dalam proyek konstruksi. Dengan penerapan yang tepat, PHO tidak hanya membantu memastikan kesiapan operasional proyek tetapi juga memberikan kepuasan tinggi bagi pemilik proyek. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari PHO dalam konteks konstruksi.

1. Mengurangi Risiko Kesalahan
Salah satu manfaat PHO yang signifikan adalah kemampuannya untuk mengurangi risiko kesalahan. Melalui tahapan PHO, setiap aspek dari konstruksi diperiksa secara mendetail untuk memastikan tidak ada kesalahan atau ketidaksesuaian dengan rencana yang telah dibuat.
Proses ini memungkinkan tim proyek untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah lebih awal sebelum proyek diserahkan sepenuhnya. Dengan demikian, risiko kesalahan yang dapat berdampak pada biaya dan waktu proyek bisa diminimalisasi.

2. Meningkatkan Kepuasan Pemilik Proyek
Meningkatkan kepuasan pemilik proyek adalah manfaat PHO yang lain yang tidak kalah penting. Melalui PHO, pemilik proyek mendapatkan jaminan bahwa proyek telah diselesaikan sesuai standar kualitas yang ditetapkan sebelum operasional penuh dimulai.
Fasilitas yang diperiksa dan diverifikasi meliputi semua aspek penting, mulai dari struktur bangunan hingga sistem elektromechanical. Dengan jaminan ini, pemilik proyek merasa lebih puas dan aman terhadap investasi yang telah mereka lakukan.

3. Memastikan Kesiapan Operasional
PHO juga memastikan kesiapan operasional proyek secara optimal. Selama tahapan ini, semua standar dan persyaratan operasional diperiksa untuk memastikan bahwa proyek siap digunakan tanpa hambatan. Mulai dari fungsi teknis hingga dokumen administrasi, semuanya harus memenuhi kriteria yang telah ditentukan. Dengan begitu, saat proyek diserahkan setelah PHO, semua elemen siap untuk berfungsi sesuai tujuan yang diharapkan.

Tantangan dalam Provisional Hand Over dan Cara Mengatasinya

Provisional Hand Over (PHO) adalah tahap krusial dalam proyek konstruksi yang sering menghadapi berbagai tantangan. Pemahaman mengenai tantangan PHO serta cara mengatasinya sangat penting untuk memastikan kelancaran dan keberhasilan proyek. Berdasarkan data, terdapat perkembangan pesat dalam kerja sama operasi yang turut mempengaruhi proses PHO.

1. Tantangan Teknis
Tantangan teknis dalam PHO sering kali mencakup kebutuhan akan kualitas bahan dan pekerjaan yang memenuhi spesifikasi teknis. Diagram menunjukkan pemborosan biaya yang signifikan akibat ketidaksesuaian kualitas ini sering menjadi masalah tertinggi. Penggunaan subkontraktor berdasarkan kepercayaan (business trust) dapat membantu mengurangi risiko ini, namun kompetensi personal dan kompleksitas proyek juga sering memicu perselisihan dalam hubungan kerja sama operasi.

2. Tantangan Administratif
Tantangan administratif mencakup pengelolaan dokumen dan verifikasi administrasi yang seringkali kompleks. Dibutuhkan perjanjian kerja sama operasi yang seimbang dan proporsional untuk mempertemukan kepentingan yang adil antarpihak dalam proyek konstruksi.
Implementasi Peraturan Pemerintah nomor 05 tahun 2021 mengalami kendala dalam proses sertifikasi Badan Usaha Jasa Konstruksi (BUJK), dengan lebih dari 700 pengaduan terkait pembajakan Tenaga Kerja Konstruksi (TKK), menyebabkan ancaman pencabutan Standar Badan Usaha (SBU).

Solusi Mengatasi Tantangan PHO

Ada beberapa solusi untuk mengatasi tantangan PHO dalam proyek konstruksi. Pertama, penyiapan sumber daya yang adekuat dan perencanaan matang sangat penting untuk mengurangi ketidaksesuaian dan pemborosan biaya. Pengendalian proyek yang efektif beserta komunikasi yang jelas antar tim memberikan jalan penyelesaian dan meminimalkan perselisihan.
Selain itu, sistem informasi yang terintegrasi, seperti Sistem Informasi Jasa Konstruksi Terintegrasi (SIJKT), berguna untuk mengidentifikasi masalah administratif seperti Double User pada SBU, memastikan bahwa setiap unit mematuhi standar yang ditetapkan dalam peraturan.

Teknologi Software Konstruksi

Dalam era digital ini, teknologi konstruksi semakin mendominasi dunia proyek. Penggunaan software konstruksi modern membuat proses PHO dan FHO semakin efisien.
Dengan menggunakan software konstruksi, berbagai aspek manajemen proyek menjadi lebih teratur dan terperinci. Penjadwalan proyek, pelaporan kemajuan, manajemen sumber daya, mutu kerja, dan dokumentasi semuanya dapat diintegrasikan dalam satu sistem terpusat. Hal ini memungkinkan pengawasan progress pekerjaan yang lebih akurat dan real-time, yang sangat vital dalam memastikan tahapan PHO dan FHO terlaksana dengan baik.
Selain itu, teknologi konstruksi modern juga memudahkan pengambilan keputusan. Data real-time yang disediakan oleh software konstruksi seperti CDE memungkinkan tim proyek untuk segera menangani tantangan dan membuat keputusan berdasarkan informasi yang akurat. Efisiensi ini tentu saja membantu dalam menjaga kualitas hasil kerja dan meminimalisir kesalahan.

Kesimpulan

Provisional Hand Over (PHO) adalah tahap penting dalam proyek konstruksi yang memastikan kualitas dan kesiapan operasional proyek sebelum serah terima penuh dilakukan. Tantangan yang dihadapi dalam PHO sering kali terkait dengan koordinasi, komunikasi, dan dokumentasi yang kurang efektif, yang dapat mengakibatkan penundaan dan biaya tambahan. Mengatasi tantangan ini memerlukan pendekatan terstruktur dan pemanfaatan teknologi, seperti penggunaan software konstruksi.
Software konstruksi membantu mengelola dokumentasi, komunikasi, dan pelacakan progres proyek secara lebih efisien. Dengan sistem ini, semua dokumen terkait PHO dapat diakses dengan mudah, dan komunikasi antar pihak yang terlibat dapat berlangsung lebih transparan. Proses inspeksi dan verifikasi juga dapat dilakukan secara digital, meminimalkan kesalahan dan memastikan semua aspek proyek telah sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan.

Sumber : www.equiperp.com