TAHAPAN DALAM PELAPORAN PEKERJAAN KONSTRUKSI

 TAHAPAN DALAM PELAPORAN PEKERJAAN KONSTRUKSI

Dalam pekerjaan konstruksi, salah satu hal yang penting namun sering diabaikan adalah pelaporan pekerjaan. Pelaporan pekerjaan merupakan bagian dari administrasi pekerjaan konstruksi yang meliputi pelaporan pekerjaan saat pekerjaan sebelum dimulai, selama pekerjaan berlangsung, dan laporan akhir dari suatu pekerjaan. 

Seringkali penyedia jasa, baik konsultan maupun kontraktor tidak memahami alur atau tahapan yang harus dilakukan untuk melengkapi laporan-laporan pekerjaan konstruksi, bahkan ada penyedia yang masih belum tahu apa saja laporan yang harus disediakan yang sebenarnya wajib untuk diserahkan kepada owner/pemilik pekerjaan. Maka pada artikel kali ini, kita akan membahas tahapan atau alur yang benar dalam membuat laporan-laporan pekerjaan kontruksi.

Pihak - pihak yang terlibat dalam suatu pekerjaan konstruksi yaitu diantaranya : 

• Perencana (Konsultan Perencana)
• Pelaksana (Kontraktor)
• Pengawas (Konsultan Pengawas)
• Direksi Lapangan/Konsultan MK

Tahapan awal sebelum suatu pekerjaan konstruksi dimulai adalah melakukan Pre Construction Meeting (PCM) atau Pra Pelaksanaan Pekerjaan. Dalam rapat ini setiap unsur yang terlibat dalam pekerjaan konstruksi akan mengikuti rapat ini untuk membahas hal-hal penting yang akan dikerjakan atau dilakukan selama pekerjaan sampai selesainya pekerjaan. 

Dalam proses jalannya pekerjaan konstruksi, maka para pihak yang terlibat siap untuk menjalankan tugas pokok dan fungsinya masing-masing dengan penuh rasa tanggung jawab. Berikut ini adalah Diagram alir laporan pelaksanaan yang perlu diikuti oleh setiap pihak. 

 

Gambar 1. Diagram Alir Laporan Pelaksanaan 

Dalam gambar diatas, menjelaskan bahwa setidaknya ada 4 (empat) unsur yang akan terlibat dalam suatu pekerjaan konstruksi khususnya dalam menangani administrasi pelaporan selama pekerjaan sampai dengan selesai pekerjaan. Pihak yang terlibat diantaranya yaitu : 

• Penyedia Dalam hal ini adalah Kontraktor
• Pengawas Pekerjaan dalam hal ini adalah Direksi Teknis/Konsultan Pengawas
• Pengendali Pekerjaan dalam hal ini adalah Direksi Lapangan/Konsultan MK
• PPK Atau Pejabat Pembuat Komitmen

LANGKAH 1 : 

Penyedia harus memberikan laporan berupa laporan harian, laporan mingguan, dan laporan bulanan kepada Pengendali Pekerjaan dan kemudian laporan tersebut akan diteruskan dari Pengendali Pekerjaan kepada Pengawas Pekerjaan untuk diperiksa/diverifikasi. 

LANGKAH 2 : 

Apabila menurut pengawas pekerjaan laporan tersebut belum benar maka pengawas pekerjaan mempunyai kewenangan untuk menolak laporan tersebut dan meminta kepada penyedia untuk melakukan revisi laporan dan kemudian diajukan kembali kepada Pengendali Pekerjaan. Apabila laporan yang diberikan penyedia kepada pengawas pekerjaan sudah benar setelah dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu, maka laporan tersebut dapat diteruskan kepada Pengendali Pekerjaan untuk disetujui.

LANGKAH 3 :

Pengendali Pekerjaan akan melakukan pemeriksaan sebelum menyetujui laporan-laporan yang diberikan. Apabila menurut Pengendali pekerjaan laporan tersebut belum benar, maka Pengendali Pekerjaan dapat mengembalikan laporan tersebut kepada penyedia untuk direvisi. Namun apabila laporan tersebut sudah benar, maka Pengendali Pekerjaan dapat menyetujui laporan itu dan memberikan salinan laporan kepada penyedia, pengawas pekerjaan, dan meneruskan laporan tersebut untuk diketahui oleh PPK. 

LANGKAH 4 : 

PPK menerima juga salinan laporan-laporan tersebut untuk diketahui dan dapat memberikan laporan yang telah di tandatangani oleh PPK untuk diberikan salinannya kepada Pengendali Pekerjaan. 

Gambar 2. Alir Laporan Pengawasan terhadap Hasil Pekerjaan Konstruksi

Khususnya pada bagian ini lebih banyak dibahas tentang laporan yang menjadi tanggung jawab dari Pengawas Pekerjaan. Penyedia memberikan laporan sebagai acuan kepada Pengawas Pekerjaan. 

LANGKAH 1 : 

Pengawas Pekerjaan dalam hal ini adalah Konsultan Pengawas wajib membuat laporan progres pekerjaan berupa, laporan mingguan, laporan bulanan, laporan khusus, dan laporan akhir. Laporan ini kemudian diserahkan kepada Pengendali Pekerjaan untuk disetujui.

LANGKAH 2 : 

Apabila laporan tersebut belum benar, maka Pengendali Pekerjaan dapat mengembalikan laporan tersebut agar dapat direvisi terlebih dahulu dan diajukan kembali. Jika Laporan tersebut sudah benar, maka Pengendali Pekerjaan memberikan persetujuan dan menandatangani laporan tersebut dan diberikan kembali kepada Pengawas Pekerjaan dan diberikan juga salinan kepada PPK untuk diketahui. 

Gambar 3. Laporan Pelaksanaan Pengawasan

Khususnya pada bagian ini lebih banyak dibahas tentang laporan yang menjadi tanggung jawab dari Pengawas Pekerjaan atau konsultan pengawas. 

LANGKAH 1 : 

Pengawas Pekerjaan membuat Laporan berkala, Laporan Bulanan, Laporan Khusus, dan Laporan Akhir kemudian diserahkan kepada Pengendali Pekerjaan dan PPK. 

Gambar 4. Laporan Kepala Satker/PPK ke atasan Langsung

Khususnya pada bagian ini lebih banyak dibahas tentang laporan yang menjadi tanggung jawab dari Pengendali Pekerjaan yaitu Direksi Lapangan/Konsultan MK. 

LANGKAH 1 : 
Kontraktor dan Pengawas Pekerjaan Memberikan laporan Pelaksanaan dan Laporan Pengawasan kepada Pengendali Pekerjaan sebagai Acuan. Kemudian Pengendali Pekerjaan membuat laporan pengendalian untuk diserahkan kepada KASATKER/PPK untuk diperiksa. Apabila laporan tersebut belum benar, maka PPK dapat mengembalikan laporan itu kepada Pengendali Pekerjaan untuk direvisi dan diserahkan kembali. Namun apabila laporan tersebut sudah benar, maka PPK langsung dapat meneruskan laporan tersebut kepada Atasan misalnya ada PA/KPA untuk diperiksa. 

LANGKAH 2 : 

Apabila Atasan Langsung melihat bahwa laporannya belum benar, laporan tersebut dapat dikembalikan kepada Pengendali Pekerjaan untuk kemudian direvisi kembali dan melalui proses pada langkah ke 1. Namun apabila laporan tersebut sudah benar, maka laporan tersebut kemudian disimpan sebagai arsip oleh Atasan Langsung. Laporan yang disimpan haruslah laporan asli yang merupakan tanda tangan basah dari setiap pihak. 

Gambar 5. Matrik Pelaporan Dalam Rangka Penjaminan Dan Pengendalian Pekerjaan Konstuksi

Pada matrik diatas kita bisa melihat dengan jelas tugas pokok dan fungsi dari setiap pihak yang terlibat dalam suatu pekerjaan konstuksi khususnya dalam menyiapkan laporan-laporan agar administrasi menjadi lebih baik dan menjamin keamanan dan kenyamanan setiap pihak. Sekian dan Terimakasih !! 

Read More

Dasar Hukum Dan Pengertian Contract Change Order (CCO)

Sumber : Google.com

Dunia konstruksi merupakan pekerjaan yang kompleks, unik, dinamis, dan penuh dengan risiko juga ketidakpastian. Sehingga tidak dapat dipungkiri bahwa akan terjadi perubahan pekerjaan selama pekerjaan berlangsung, baik itu perubahan kecil ataupun besar. Permintaan untuk melaksanakan perubahan ini disebut Contract Change Order (CCO). CCO bisa terjadi kapanpun, mulai dari awal, pertengahan, sampai akhir pekerjaan konstruksi. 

Terjadinya changer order dalam suatu proyek konstruksi, dapat memberikan dampak positif maupun negatif secara langsung maupun tidak langsung kepada penyedia ataupun pemilik pekerjaan. Perubahan pekerjaan yang signifikan dan berskala besar dapat sangat berpengaruh terhadap mutu atau kualitas dari pekerjaan, diantaranya yaitu pelaksanaan pekerjaan konstruksi akan mengalami perubahan dan tidak sesuai lagi dengan dokumen kontrak yang telah disepakati terlebih dahulu oleh kedua belah pihak, yaitu pemilik dan penyedia jasa. 

sumber : https://www.pengadaanbarang.co.id

APA ITU CONTRACT CHANGE ORDER (CCO) ? 

1. Pengertian CCO menurut Para Ahli :  

    "Soeharto (1995) mengatakan bahwa CCO adalah perubahan setelah kontrak ditandatangani"

    " Ibbs dan Allen (1995) mengatakan bahwa Changer Order didefinisikan sebagai setiap peristiwa yang menghasilkan modifikasi lingkup asli, waktu pelaksanaan, biaya dan kualitas". 

    " Fisk (2006) mengatakan bahwa perubahan kontrak (CCO) merupakan suatu kesepatakan antara pemilik dan kontraktor untuk menegaskan adanya perubahan-perubahan rencana dan jumlah kompensasi biaya kepada kontraktor yang terjadi pada saat pelaksanaan konstruksi, setelah penandatanganan kerja antara pemilik dan kontraktor". 

2. Pengertian CCO dalam lingkup Institusi dan Pemerintahan. 

Menurut American Institute of Architect (AIA), Contract Change Order adalah sebuah permintaan secara tertulis yang ditandatangani oleh arsitek, kontraktor, dan pemilik yang dibuat setelah kontrak diterbitkan, yang mempunyai kuasa untuk mengubah ruang lingkup pekerjaan atau melakukan penyesuaian terhadap nilai kontrak dan waktu penyelesaian pekerjaan". 

Contract Change Order (CCO) di dalam pelaksanaan Proyek Pemerintah didefinisikan sebagai perubahan secara tertulis antara Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Penyedia/Rekanan/Kontraktor untuk mengubah kondisi dokumen kontrak awal, dengan menambah atau mengurangi pekerjaan. 

3. Perbedaan Contract Change Order, Addendum, dan Amandemen.

Mengenal tentang definisi serta perbedaan CCO, Amandemen, dan adendum memang sangat penting sebelum mengetahui lebih lanjut mengenai dampak CCO terhadap kualitas proyek konstruksi. Berikut perbedaan dari ketiganya:

• Contract Change Order (CCO) adalah permintaan perubahan kontrak yang nantinya digunakan sebagai kuasa untuk mengubah ruang lingkup pekerjaan. 

• Amandemen adalah perubahan kontrak tanpa ada penambahan atau pengurangan klausul/pasal kontrak. Sifatnya hanya melakukan perubahan dengan menambah atau mengurangi pada alinea atau paragrap yang sudah ada sebelumnya. Amandemen dilakukan disebabkan adanya kesalahan administratif namun perlu dinyatakan dalam bentuk tertulis dan disepakati oleh para pihak. 

• Adendum adalah perubahan kontrak dengan penambahan atau pengurangan klausul/pasal kontrak yang secara fisik terpisah dari perjanjian pokoknya namun secara hukum melekat pada perjanjian pokok itu.

Beberapa ahli berpendapat bahwa Amandemen dan Adendum merupakan istilah yang sama atau memiliki padanan arti. Kedua istilah ini memiliki arti adanya perubahan atau penambahan dan pengurangan. 

Sehingga dapat dikatakan bahwa Adendum dan Amandemen secara substantif tidak berbeda, hanya pemakaian kedua istilah tersebut lebih umum digunakan di salah satu topik, yakni addendum dipakai pada suatu perikatan/perjanjian atau kontrak, sedangkan amandemen dipakai untuk perubahan undang-undang atau dasar hukum tertulis. 

DASAR HUKUM CCO

Meskipun peraturan terbaru mengenai Pengadaan Barang/Jasa, Pepres 16/2018, telah terbit, akan tetapi yang berkaitan dengan perubahan kontrak masih mengacu pada Perpres 54/2010. Perpres 54/2010 Pasal 87 menjadi dasar hukum untuk pelaksanaan CCO, dengan karakteristik CCO sebagai berikut:

1.) Apabila terdapat perbedaan yang cukup signifikan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan pekerjaan, dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis yang telah ditentukan di dalam Dokumen Kontrak, maka PPK bersama Penyedia Barang/Jasa dapat melakukan perubahan Kontrak yang meliputi antara lain:

• Menambah atau mengurangi volume pekerjaan yang tercantum dalam kontrak;
• Menambah dan/atau mengurangi jenis item pekerjaan;
• Mengubah spesifikasi teknis dan gambar pekerjaan sesuai dengan kebutuhan lapangan/lokasi pekerjaan;
• mengubah jadwal pelaksanaan;
• Jika diperlukan untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan, CCO diizinkan untuk pekerjaan tambahan sehinggan kontraktor dapat melaksanakan pekerjaan tambah yang belum tercantum dalam kontrak. 

2.) Pekerjaan tambah dilaksanakan dengan ketentuan: tidak melebihi 10% (sepuluh perseratus) dari harga yang tercantum dalam perjanjian/Kontrak awal; dan harus tersedia anggaran untuk melaksanakan pekerjaan tambahan.

3.) Pihak Kontraktor dilarang mengalihkan pelaksanaan pekerjaan utama berdasarkan Kontrak, dengan melakukan subkontrak kepada pihak lain, kecuali sebagian pekerjaan utama kepada penyedia Barang/Jasa spesialis. Apabila melanggar, maka akan dikenakan sanksi berupa denda yang bentuk dan besarnya sesuai dengan ketentuan sebagaimana diatur dalam Dokumen Kontrak.

4.) Perubahan kontrak yang disebabkan masalah administrasi, dapat dilakukan sepanjang disepakati oleh kedua belah pihak

DAMPAK CONTRACT CHANGE ORDER (CCO)

Dampak dari CCO pada proyek konstruksi sangat besar jika tidak diantisipasi dengan baik. Contoh dampak langsungnya adalah alur kerja yang terganggu, meningkatnya biaya konstruksi karena adanya penambahan volume dan material serta penyesuaian waktu, penjadwalan ulang pelaksanaan setelah dilakukan perubahan pekerjaan, adanya konflik antara kontraktor dengan pemilik, dan lain sebagainya.

Secara umum dampak CCO bisa dibagi ke dalam lima kategori, yaitu : 

1. CCO berdampak pada waktu

Contract change order pada proyek konstruksi menjadi salah satu penyebab dari penundaan waktu akibat time overruns. Dampak yang berhubungan dengan waktu antara lain terlambatnya penyelesaian pekerjaan, keterlambatan logistik, material dan pesyaratan pengadaan terlambat, rework, demolition dan rencana ulang. 

2. CCO berdampak pada biaya

Dampak CCO yang berhubungan dengan biaya diantaranya penambahan biaya, penambahan biaya overhead, adanya dana kompensasi, adanya perubahan pada cash flow, hilangnya keuntungan dan adanya penambahan pembayaran bagi kontrakto

3. CCO berdampak pada produktivitas

CCO pekerjaan konstruksi akan mempengaruhi pada produktivitas antara lain penurunan produktivitas kerja baik pada peralatan maupun pada tenaga kerja manusia, adanya pemadatan pada jadwal pelaksanaan proyek. 

4. CCO berdampak pada meningkatnya tingkat risiko. 

CCO juga akan mengakibatkan dampak tingkat risiko terhadap pengerjaan proyek tersebut meningkat diantaranya kemajuaan proyek terhambat, berkurangnya kesempatan percepatan proyek, hilangnya float, meningkatnya sensitivitas pada keterlambatan, hambatan di lapangan/lokasi kerja dan gangguan-gangguan pada setiap pekerjaan.

5. Hubungan dampak CCO dengan lainnya. 

Adapun dampak lainnya dengan adanya CCO pada suatu proyek diantaranya rendahnya hubungan profesionalisme antara PPK dengan Penyedia, terjadinya klaim dan sengketa, rendahnya mutu dan kualitas pekerjaan, merusak nama baik kontraktor, dan terjadinya kondisi keamanan yang buruk.

Dalam pelaksanaan pekerjaan konstruksi dapat dipastikan akan terjadi CCO. CCO dilakukan agar suatu proyek dapat terselesaikan dengan tujuan memenuhi keinginan dan harapan pengguna jasa. Akan tetapi, di sisi lain apabila banyak terjadi CCO akan merugikan terhadap proyek konstruksi. Oleh karena itu diperlukan usaha untuk meminimalkan perubahan beserta dampak CCO, yakni harus ada pengelolaan/pengendalian CCO yang paling efektif dan tepat sasaran agar tercapai tujuan dari proyek konstruksi.

Sumber : https://www.pengadaanbarang.co.id/2019/08/contract-change-order-cco.html

Read More

Membuat Laporan Harian, Mingguan, Bulanan

Apa sih itu Laporan Harian, Laporan Mingguan, dan Laporan Bulanan? dan Bagaimana sih cara membuatnya? Bisa jadi inilah pertanyaan yang sekarang sedang kamu pikirkan.
Sebenarnya mudah saja jawabannya, hanya saja mungkin karena belum pernah membuatnya, atau mungkin karena baru mulai terjun untuk bekerja pada proyek pemerintah, jadi sekarang kamu wajib untuk memberikan laporan progres dan pertanggung jawaban untuk pemilik proyek tersebut.
Nah...... maka dari itu kamu harus mulai belajar nih cara membuat laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan. Laporan harian, mingguan dan bulanan adalah proses administrasi yang wajib dibuat oleh pihak kontraktor maupun konsultan sebagai suatu bentuk pertanggung jawaban kepada pihak owner agar pihak owner bisa mengetahui sejauh mana proses dan progres pekerjaan yang sedang berlangsung.

LAPORAN HARIAN

Laporan harian adalah bagian dari administrasi sebuah proyek dan menjadi laporan yang wajib dibuat oleh pihak pelaksana maupun pihak pengawas pekerjaan. Laporan harian secara garis besar berisi tentang laporan hasil pekerjaan selama satu hari, dan tujuan pembuatan laporan harian adalah untuk mengetahui sejauh mana progres pekerjaan yang sedang dilakukan. Laporan harian akan direkap menjadi Laporan Mingguan.

LAPORAN MINGGUAN
Laporan mingguan adalah laporan rekapan dari laporan harian. Jadi setelah kita membuat laporan harian, maka setiap minggu kita harus merekap laporan harian tersebut menjadi sebuah laporan mingguan. Dalam laporan mingguan ini, kita bisa mengetahui seberapa besar progres pekerjaan yang tercapai dalam satu minggu pekerjaan tersebut berlangsung. Kemudian laporan mingguan ini akan kita rekap lagi selama satu bulan, untuk dijadikan laporan bulanan.

LAPORAN BULANAN
Laporan Bulanan adalah laporan yang dibuat berdasakan data rekapan dari laporan mingguan. Laporan bulanan akan berisi laporan bulan lalu dan juga bulan hingga saat ini. Pada bagian akhir dari laporan bulanan ini maka perlu diberikan keterangan tentang yang membuat laporan, dan pihak yang mengetahui dan menyetujui laporan tersebut.

Nah untuk lebih jelasnya tentang bagaimana format laporan dan cara mengisi laporan ini, maka rekan - rekan sekalian bisa lihat pada video dibawah ini :

Read More